In Microsoft Word die gleiche Textmarke immer nur einmal verwenden. Wird beispielsweise bei einem Brief die Textmarke Nachname aus der Adresse bei der Anrede ein zweites Mal eingefügt, ist Word so frei, und löscht die zuerst angelegte Textmarke in der Adresse ohne Vorwarnung.
Wird eine Information mehrmals gebraucht ist es effizienter, ab der zweiten Verwendung, nur noch mit Verweisen auf die Ursprungs-Textmarke zu arbeiten. Bei allfälligen späteren Änderungen reicht es dann, nur noch die eine Textmarke zu ändern.
Genau dieses Vorgehen stellt Word mit der Feldfunktion Ref (Referenz, Verweis) zur Verfügung.
Nach dem Einfügen der wirklichen Textmarken wird dafür der Mauszeiger an die, für die Ref-Funktion, gewünschte Position gebracht.
Mit dem Menübefehl Einfügen/Feld... kann die Make mit den Feldfunktionen geöffnet werden.
Wird nun in der DropDown-Liste Kategorien der Eintrag Verknüpfungen und Verweise gewählt, kann danach in der Liste Feldnamen der Eintrag Ref gewählt werden. Nun erscheinen in der Liste Textmarkenname die in diesem Dokument eingefügten Textmarken.
Nach Bestätigung mit der Schaltfläche OK wird die Maske geschlossen und das Ref-Feld mit dem Verweis auf die gewählt Textmarke an der Cursor Position eingefügt.
Dieses Vorgehen kann im gleichen Dokument auch mehrmals angewendet werden. Es können fast beliebig viele Ref-Felder auf dieselbe Textmarke verweisen.
Wird der Inhalt der Textmarke geändert, werden bei der nächten Feldaktualisierung auch die Inhalte der Ref-Felder mit dem Inhalt der Textmarke aktualisiert. Eine Feldaktualisierung geschieht automatisch beim Ausdruck eines Dokumentes oder bei der Anzeige in der Seitenansicht. Die Aktualisierung kann auch manuel mit der Taste [F9] vorgenommen werden, wenn das entsprechende Ref-Feld vorgängig markiert wird.